P PowerLabExact → workflow → AI → conceptjaarrekening
Oefening 1 · Fundament

Kies zelf de klant en het boekjaar voor een run

Maak een herbruikbare runcontext waarin jij per uitvoering de doeladministratie, het boekjaar en de AI-provider kunt veranderen.

Open workflow-editor Open relevante data
Waarom dit nodig is

De workflow moet niet voor één vaste klant gebouwd worden. De invoer bepaalt voor welke Exact-division en welk boekjaar deze uitvoering werkt.

Plaats in de eindoplossing

Wat draagt deze oefening bij?

Dit is de opdrachtbon van de run. Vanaf hier spreken we bewust over targetDivision: de klant waarvoor je nú wilt werken. Dat staat los van Exact CurrentDivision.

Wat gebeurt er technisch?

  • targetDivision is de door de gebruiker gekozen doeladministratie; hij hoeft niet gelijk te zijn aan CurrentDivision.
  • financialYear hoort bij die doeladministratie en wordt later tegen de beschikbare boekjaren gevalideerd.
  • Dezelfde workflow moet zonder aanpassing opnieuw kunnen draaien voor een andere klant, een ander jaar of een andere AI-provider.
  • runKey is metadata voor herleidbaarheid; hij mag de keuze niet vastzetten.
Doen én begrijpen

Bouwstappen met uitleg

Open workflow-editor
1

Maak een workflow met Manual Trigger.

Waarom?
Je wilt de keten eerst bewust handmatig starten. Later kan dit een Power Apps-knop, formulier of andere trigger worden.
Wat moet dit opleveren?
Elke klik maakt één onafhankelijke run.
2

Voeg Edit Fields toe met targetDivision als Number. Kies zelf één normale division uit het datawerkblad.

Waarom?
Dit is de klant waarvoor je de run wilt uitvoeren. Gebruik geen vast voorgeschreven nummer als functionele afhankelijkheid.
Wat moet dit opleveren?
Bijvoorbeeld 101003, 101004 of 101006; verander dit later zonder nodes te verbouwen.
3

Voeg financialYear als Number toe en kies een jaar dat bij die klant bestaat.

Waarom?
Hetzelfde bedrijf heeft meerdere boekjaren. Het jaar is invoer, geen hardcoded eigenschap van de workflow.
Wat moet dit opleveren?
Bijvoorbeeld 2023, 2024 of 2025, afhankelijk van de gekozen klant.
4

Voeg aiProvider en requestedBy toe.

Waarom?
Provider en aanvrager zijn runmetadata en moeten later in auditinformatie terugkomen.
Wat moet dit opleveren?
Bijvoorbeeld aiProvider = claude, openai, copilot of ollama.
5

Maak runKey uit targetDivision + '-' + financialYear.

Waarom?
Een sleutel koppelt logging en documenten aan de gekozen klant-jaarcombinatie, zonder de workflow aan die combinatie vast te zetten.
Wat moet dit opleveren?
Bijvoorbeeld 101004-2023.
6

Voer dezelfde workflow minimaal drie keer uit met andere klant-jaarcombinaties.

Waarom?
Herbruikbaarheid bewijs je pas door invoer te wijzigen zonder de workflowstructuur te wijzigen.
Wat moet dit opleveren?
Drie succesvolle runs met verschillende runKey-waarden.

Wat gaat er mis als je dit overslaat?

Als klant en jaar impliciet in nodes vastzitten, bouw je feitelijk één flow per administratie. Dat schaalt niet en maakt klantverwisseling juist waarschijnlijker.

Speel ermee

Varianten om zelf te proberen

Open vrije speeltuin

De bouwstappen hierboven zijn één mogelijke route, geen verplichte oplossing. Als jouw workflow hetzelfde resultaat veilig bereikt, is dat prima.

  • Run A: CloudWerk Software BV (101003), boekjaar 2023, provider claude.
  • Run B: Bakkerij De Korenaar VOF (101004), boekjaar 2024, provider openai.
  • Run C: Horizon Zorgpraktijk BV (101006), boekjaar 2025, provider ollama.
Vrije uitdaging

Maak targetDivision en financialYear zo eenvoudig mogelijk wisselbaar. Het doel is niet dezelfde nodes exact na te bouwen, maar aantonen dat je geen klant-specifieke workflow hebt gemaakt.

Kun je uitleggen waarom?

Beantwoord deze vragen in je eigen woorden voordat je de oefening afrondt. Het doel is niet alleen de juiste nodes plaatsen, maar de ontwerpkeuzes kunnen verdedigen.

  1. Wat is het verschil tussen targetDivision en CurrentDivision?
  2. Welke waarden zijn run-invoer en welke horen vaste configuratie te zijn?
  3. Hoe bewijs je dat een workflow echt herbruikbaar is?

Klaar wanneer

Je kunt alleen de invoer wijzigen en dezelfde workflow achtereenvolgens voor minimaal drie geldige klant-jaarcombinaties uitvoeren.