P PowerLabExact → workflow → AI → conceptjaarrekening
Fundament · oefening 1 van 10

Opdracht starten en keuzes vastleggen

Start een workflow en leg administratie, boekjaar en AI-provider vast als gecontroleerde invoer.

Waarom dit nodig is

Iedere jaarrekeningrun moet herleidbaar zijn tot precies één administratie, één boekjaar en één gekozen AI-route.

Plaats in de eindoplossing

Wat draagt deze oefening bij?

Deze stap maakt van een losse klik een herkenbare jaarrekeningopdracht. Alles wat later gebeurt — Exact uitlezen, controles uitvoeren, AI aanroepen en een document opslaan — moet aan dezelfde administratie en hetzelfde boekjaar gekoppeld blijven.

Wat gebeurt er technisch?

  • De Manual Trigger maakt één workflow-run aan.
  • Edit Fields bouwt het vaste gegevensobject dat alle volgende nodes ontvangen.
  • Vaste veldnamen vormen als het ware het contract tussen de stappen van de workflow.
  • runLabel geeft mensen en logs een leesbare naam voor dezelfde technische run.
Doen én begrijpen

Bouwstappen met uitleg

Open workflow-editor
1

Voeg een Manual Trigger toe.

Waarom?
Je hebt een duidelijk beginpunt nodig. In de echte oplossing is dit later de knop waarmee iemand opdracht geeft om voor één administratie een conceptjaarrekening te maken.
Wat moet dit opleveren?
Bij Execute workflow ontstaat precies één nieuw item.
2

Maak administrationId = demo-bv.

Waarom?
API's werken met stabiele technische identifiers. De zichtbare bedrijfsnaam kan wijzigen of dubbel voorkomen; een ID hoort naar exact dezelfde administratie te blijven verwijzen.
Wat moet dit opleveren?
De rest van de workflow weet uit welke administratie gegevens moeten worden opgehaald.
3

Maak financialYear = 2025 als Number.

Waarom?
Het boekjaar bepaalt welke financiële periode je uit Exact opvraagt. Als getal kun je het later betrouwbaar vergelijken en als queryparameter gebruiken.
Wat moet dit opleveren?
De workflow verwerkt niet per ongeluk cijfers uit een ander boekjaar.
4

Maak aiProvider = claude.

Waarom?
De provider is configuratie, geen hardcoded businesslogica. Daardoor kan dezelfde keten later Claude, OpenAI, Azure OpenAI of Copilot gebruiken.
Wat moet dit opleveren?
Een latere AI-stap kan op basis van dit veld de juiste verbinding kiezen.
5

Voeg requestedBy en runLabel toe.

Waarom?
Voor audit en foutzoeken moet zichtbaar zijn wie de run startte en over welke opdracht een melding gaat.
Wat moet dit opleveren?
Logs en documenten zijn terug te koppelen aan een concrete aanvraag.

Wat gaat er mis als je dit overslaat?

Zonder deze vaste context kunnen nodes gegevens van verschillende administraties of boekjaren combineren. Een technisch geslaagde flow kan dan toch een inhoudelijk verkeerde jaarrekening opleveren.

Kun je uitleggen waarom?

Beantwoord deze vragen in je eigen woorden voordat je de oefening afrondt. Het doel is niet alleen de juiste nodes plaatsen, maar de ontwerpkeuzes kunnen verdedigen.

  1. Waarom gebruiken we administrationId en niet alleen de bedrijfsnaam?
  2. Waarom hoort financialYear bij iedere run te blijven staan?
  3. Welke velden zou je later nog toevoegen voor audit, bijvoorbeeld environment of correlationId?

Klaar wanneer

De uitvoer bevat administrationId, financialYear, aiProvider, requestedBy en een herkenbaar runLabel.